毕业论文格式排版从零到一实操教程

对于大学生、研究生来说，写内容花了一两个月，最后卡在格式排版上，改来改去都达不到学校要求，甚至因为格式不合格被导师打回，耽误答辩时间，是很多人都会遇到的糟心事。其实只要跟着步骤一步步操作，哪怕是第一次排版，也能快速做出符合要求的规范毕业论文。

本文整理了从准备工作到最终导出完整论文的全流程操作，不管你用的是Word还是WPS，都能跟着一步步完成，看完就能上手。

很多人一开始就直接上手调格式，改到最后发现学校要求变了，又要重新来，浪费大量时间。排版第一步，一定是先收集整理所有要求，我们先整理成一张清晰的对照表：

接下来，先给你的论文做好备份：把原来的纯内容文档复制一份，重命名为「毕业论文排版版日期」，避免改坏了找不回原来的内容，这一步非常重要！

如果你是用WPS处理，接下来可以先检查软件版本，建议升级到最新版，新版的格式处理功能更稳定，不容易出现错乱。

页面设置是排版的基础，先把页面调好，后面改内容就不会动整体布局了，我们一步步来：

• Word操作：点击顶部菜单栏「布局」（旧版Word叫「页面布局」）→ 找到「页面设置」板块，点击右下角的小箭头，就能打开完整设置面板。
• WPS操作：点击顶部菜单栏「页面布局」→ 直接点击「页面设置」按钮，就能打开完整面板。

接下来按照你之前整理的学校要求填参数：

1. 纸张大小：绝大多数学校要求是A4，直接在「纸张大小」下拉框选A4就可以。

2. 页边距：切换到「页边距」标签，在上、下、左、右四个框里输入学校要求的数值，一般默认是上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2.5cm，如果要求左侧装订，就把左页边距加1cm，或者直接在「装订线」位置输入1cm，位置选「左」。

3. 方向：所有毕业论文都是纵向，选「纵向」就可以，不用改。

注意：这里设置好之后，点击「应用于」下拉框，一定要选「整篇文档」，再点确定，不然只有当前页面会生效，后面的页面还是不对。

这里有个小技巧：如果你是第一次设置，可以先点击「设为默认值」，后面新建的文档都会自动用这个设置，不用每次重新调。

很多人习惯一段一段调格式，不仅慢，还容易漏调，我们先把全局正文的格式统一好，再改标题就方便很多。

按下快捷键 `Ctrl+A` 就可以一键全选所有内容，比鼠标拖选快很多，也不会漏选。

全选之后，在顶部字体栏选择要求的字体和字号：

• 中文正文一般要求是「宋体 小四号」或者「宋体 五号」；
• 英文、数字一般要求是「Times New Roman」，这里很多人会漏掉单独设置，导致英文数字和中文格式不统一，我们可以用这个小技巧一键设置：

1. 全选内容后，右键点击 → 选择「字体」，打开字体设置面板；

2. 在「西文字体」下拉框直接选「Times New Roman」，中文字体选你要的宋体，然后点击确定，这样所有的中文和英文数字就会自动分别对应设置，不用你一个个选。

字体设置好之后，接下来设置段落，同样打开完整的段落设置面板：

• Word：点击顶部「开始」菜单栏 → 段落板块右下角的小箭头；
• WPS：点击顶部「开始」→ 点击「段落」按钮，就能打开面板。

接下来按照要求填写参数：

1. 首行缩进：在「特殊格式」下拉框选「首行缩进」，一般默认就是2字符，不用改，符合绝大多数学校要求；

注意：不要用空格来敲首行缩进！不同页面、不同字号下空格宽度会变，最后一定会乱，用段落设置里的首行缩进才会一直保持正确。

2. 行间距：最常见的要求是1.5倍行距，如果要求固定值，直接选「固定值」然后输入要求的数值，一般是20磅或者22磅；

3. 段前段后：正文一般段前0行，段后0行，直接保持默认就可以。

设置完之后点击确定，整篇文档的正文格式就统一好了，比一段段改省80%的时间。

想要自动生成可更新的目录，核心就是给各级标题用样式设置，而不是自己手动改字号加粗，我们一步步来：

不管是Word还是WPS，顶部「开始」菜单栏都有默认的「标题1」「标题2」「标题3」样式，这就是我们用来设置各级标题的工具，毕业论文一般分三级标题，对应就是：

• 标题1 → 一级标题：比如“摘要”“引言（绪论）”“一、XXX”“结论”“参考文献”这些大章节；
• 标题2 → 二级标题：比如“1.1 XXX”这类；
• 标题3 → 三级标题：比如“1.1.1 XXX”这类。

默认样式一般不符合学校要求，我们先改好样式，后面直接用就可以，不用每次改：

1. 把鼠标放在「标题1」上，右键点击 → 选择「修改」，打开修改样式面板；

2. 在面板里按照学校要求设置一级标题的字体、字号、加粗，比如很多学校要求一级标题是黑体三号，居中，那你就选黑体三号，点居中对齐；

3. 如果还要设置段前段后，点击面板左下角「格式」→ 选择「段落」，在段落里设置段前多少磅、段后多少磅，比如常见要求是段前1行，段后1行，设置好点确定；

4. 确定之后回到修改样式面板，勾选「基于该模板的新文档」，点击确定，一级标题的样式就改好了。

按照同样的方法，修改好「标题2」「标题3」的样式：一般二级标题是黑体四号，三级标题是黑体小四号，具体按照你学校的要求填就可以。

样式改好之后，接下来只要给每个标题应用对应的样式就可以：

1. 找到你的第一个一级标题，比如「摘要」，用鼠标选中这个标题；

2. 直接点击顶部改好的「标题1」样式，一秒就设置好了格式；

3. 接下来找到所有一级标题，每个都点一下「标题1」；

4. 所有一级标题设置完，再找所有二级标题，每个选中点「标题2」；

5. 最后设置三级标题，每个选中点「标题3」。

这里有个超级省时间的技巧：如果你的标题格式已经手动改好了，只是要应用样式，可以用格式刷：

第一个标题应用样式之后，双击格式刷，然后去刷其他同级别标题，刷完按Esc退出就可以，比一个个点样式更快。

很多人想要把章节分到新的一页，会一直按回车，等到内容改了，分页位置就乱了，正确的做法是用分隔符来分页，永远不会乱。

我们常见的论文结构是：封面→诚信声明→摘要→目录→第一章→第二章→...→结论→参考文献→致谢→附录，每一部分都需要单独占一页，设置方法：

1. 把鼠标光标放在这一部分内容的最后一个字符后面，比如封面内容都写完了，就放在封面最后一个字后面；

2. 点击顶部菜单栏「布局」（Word）/「插入」（WPS）→ 找到「分隔符」；

3. 选择「分页符」（不要选分节符，这里只是分页，不用分节，下一部分设置页码的时候我们再用分节符），点击之后，后面的内容就自动跳到下一页了，不管你前面改多少内容，分页位置都不会乱，比按回车靠谱一百倍。

注意：如果你已经按了很多回车分页，建议把多余的回车删掉，换成分页符，不然后面排版很容易错乱。

绝大多数学校都要求：封面、声明不显示页码，摘要、目录用罗马数字页码，正文开始用阿拉伯数字页码，很多人不会设置不同的页码，这一步我们分步骤讲清楚：

要让不同部分页码不一样，首先要把不同部分分成不同的节，我们操作：

1. 把光标放在正文第一页第一个字的前面（也就是目录的最后一个字符后面）；

2. 点击顶部「布局」→「分隔符」→ 选择「下一页分节符」，点击之后，正文就分到新的一节了。

3. 如果你的摘要、目录也要单独页码，就再把光标放在摘要第一个字的前面，同样插入一个「下一页分节符」。

现在我们的文档就分成了三个节：

• 第1节：封面、声明（不需要页码）
• 第2节：摘要、目录（需要罗马数字I、II、III...页码）
• 第3节：正文开始到结尾（需要阿拉伯数字1、2、3...页码）

双击页面最底部的页脚位置，就进入了页脚编辑模式，这时候你会看到页脚上面显示“与上一节相同”，这就是我们接下来要改的关键。

我们要让每一节的页码独立，所以要取消“链接到前一条”：

1. 先点击到第2节（摘要所在节）的页脚；

2. 点击顶部菜单栏的「设计」（就是页眉页脚工具的设计栏）→ 找到「链接到前一条页眉」按钮，点击一下，这个按钮就会变成未选中状态，页脚上面的“与上一节相同”也会消失，这样第2节的页码就不会跟着第1节变了。

3. 再点击到第3节（正文所在节）的页脚，同样点击「链接到前一条页眉」，取消这个链接，这样第三节也独立了。

现在就可以插入页码了：

1. 先处理第2节（摘要、目录）：光标放在第2节的页脚，点击顶部「插入」→「页码」→ 选择你要的位置，一般是页脚居中，然后点击「设置页码格式」，在弹出的面板里，编号格式选「I, II, III,...」，起始页码选「I」，点击确定，这样摘要和目录就会自动从I开始排罗马数字页码了。

2. 再处理第3节（正文）：光标放在第3节的页脚，同样点击「插入」→「页码」→ 选好位置，点击「设置页码格式」，编号格式选「1, 2, 3,...」，起始页码选「1」，点击确定，正文就会从1开始排阿拉伯数字页码了。

3. 最后处理第1节（封面、声明）：光标放在第1节的页脚，选中已经插入的页码，按Delete删掉，这样封面和声明就没有页码了，符合要求。

设置完之后，双击页面正文区域，退出页脚编辑模式就完成了。如果你的学校要求页码在页脚右侧，插入页码的时候选右侧就可以，其他步骤一样。

这里有个常见坑：很多人忘记取消「链接到前一条页眉」，导致改第二节页码的时候第一节也变了，改第三节第二节也变了，只要记得每一节都取消链接就不会出问题。

设置完标题样式和页码，现在我们一键生成目录，而且后面改了标题，随时可以更新，不用重新做：

把光标放在你要放目录的位置，一般目录在摘要后面，正文前面，也就是我们之前分好的第2节最后，对不对？放在那里就可以。

• Word操作：点击顶部「引用」菜单栏 → 点击「目录」→ 选择「自定义目录」，打开目录设置面板；
• WPS操作：点击顶部「引用」菜单栏 → 点击「目录」→ 选择「自定义目录」，打开设置面板。

在自定义目录面板里：

1. 一般默认显示级别是3，正好对应我们的三级标题，如果学校要求显示到二级，你就改成2；

2. 勾选「页码右对齐」，一般都要求这个；

3. 制表符前导符选那个点的样式，就是默认的那个，符合要求；

4. 如果你的学校要求目录也有标题“目录”两个字，记得在插入目录之前，先在目录页最上方输入“目录”，设置成一级标题格式，再插入目录就可以。

设置好之后点击确定，一秒就生成带页码的目录了，而且标题和页码都是自动匹配的，比你手动敲快太多，也不会错。

如果你后面改了内容，标题变了或者页码变了，不用重新做目录，只要右键点击目录 → 选择「更新域」→ 选择「更新整个目录」，点击确定，目录就自动更新好了，非常方便。

毕业论文里肯定有很多图和表，手动编号改的时候，删掉一个图就要改所有编号，非常麻烦，我们用自动编号，随时改都不用手动调：

我们以图为例，表格方法一样：

1. 把光标放在你图片的下方，要放图题的位置，比如“图1-1 研究框架”，先不要输入编号；

2. 点击顶部「引用」菜单栏 → 点击「插入题注」，打开题注面板；

3. 点击「新建标签」，输入你要的标签，比如学校要求是“图1-”，你就输入“图1-”，如果要求是“图 1-”（带空格）就输入带空格的，建好之后点确定；

4. 如果你的章节编号要跟着一级标题变，比如第一章的图就是1-1，第二章就是2-1，点击「编号」→ 勾选「包含章节号」，选择章节起始样式是「标题1」，分隔符选「-」，点击确定；

5. 设置好之后点击「插入」，就自动生成图的编号了，你只要在编号后面输入图的名称就可以。

表格的话同理，新建标签为“表1-”，放在表格上方，插入就可以，格式统一，不用手动输编号。

如果后面你删掉了一张图，只要选中所有内容，按F9更新域，所有编号就会自动重新排，不用一个个改，非常省心。

很多人插入图片之后总是对不齐，教你一个简单的方法：选中图片，点击顶部「开始」→ 点击「居中对齐」按钮，就一键居中了，如果要是要求图文对齐，把图片和图题一起选中，再点居中就可以。

很多学校要求参考文献用GB/T 7714格式，一个个调非常麻烦，我们可以用工具快速排版：

1. 如果你是用知网下载的文献，下载的时候可以直接导出“参考文献格式”，复制出来粘贴到论文里；

2. 如果你的文献比较多，用WPS的功能可以一键排版：

1. 把所有文献条目整理好，每个文献占一行；

2. 选中所有文献，点击顶部「引用」→「格式排版」→ 选择你要的格式，比如GB/T 7714-2015，点击确定，就一键排好格式了，还会自动加上编号。

3. 注意：参考文献的首行一般不缩进，第二行开始缩进2字符，设置方法：选中所有参考文献，打开段落设置，特殊格式选「悬挂缩进」，值选2字符，确定就可以，符合绝大多数学校的要求。

所有排版都做好之后，最后一步就是检查和导出，避免到了老师那里格式错乱：

排版完一定要对照这个清单检查一遍，避免遗漏：

• [ ] 页面边距、装订线符合要求吗？
• [ ] 字体是不是所有地方都对？英文数字是不是都是要求的字体？
• [ ] 各级标题格式是不是统一？
• [ ] 目录的页码对不对？更新过目录吗？
• [ ] 页码：封面没有页码，摘要目录是罗马数字，正文是阿拉伯数字，对吗？
• [ ] 图片表格编号是不是连续？有没有错号？
• [ ] 参考文献格式符合要求吗？

现在学校一般都要求提交PDF版本，因为Word在不同电脑上打开可能会字体缺失、格式错乱，导出PDF就不会有问题，导出方法：

• Word：点击左上角「文件」→「另存为」→ 选择保存位置，保存类型选「PDF」→ 点击「保存」就可以；
• WPS：点击左上角「文件」→「输出为PDF」→ 直接点击「开始输出」就可以。

导出完之后，一定要打开你导出的PDF检查一遍，看看有没有缺页、字体乱码、图片显示不出来的问题，确认没问题再提交，这一步花两分钟，避免出大问题。

毕业论文格式排版其实没有那么难，核心就是用好样式、分节符这些工具，不要用手动回车、手动敲目录编号这种笨办法，按照上面的步骤一步步走，哪怕是第一次排版，半天就能搞定符合要求的毕业论文。

如果排版过程中遇到小问题，也不用着急，大部分问题都是忘记取消链接到前一节、没有选对应用范围，回去对照步骤检查一遍就能解决。